Politique de protection des renseignements personnels

Dans la présente Politique de protection des renseignements personnels :

• « Aviso » et « nous »  désigne Patrimoine Aviso inc. et chacune de nos filiales, y compris Valeurs mobilières Credential Qtrade inc., Gestion d’actifs Credential inc., Gestion d’actifs Qtrade inc., Placements NordOuest & Éthiques S.E.C., Services d’assurance Credential inc., Solutions d’assurance Qtrade inc., Stratégies financières Credential inc. et toute autre entité qui pourrait faire partie d’Aviso de temps à autre;
• « Renseignements personnels » désigne tout renseignement factuel ou subjectif concernant une personne identifiable;
• « Organisation de référence » désigne la coopérative d’épargne et de crédit, la caisse populaire, le gestionnaire de portefeuille ou une autre organisation financière avec laquelle vous avez une relation ou qui vous a recommandé et avec laquelle nous pouvons collaborer pour offrir des produits et des services.

La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à tous les clients d’Aviso et vise à expliquer la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité aux principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels, ainsi que de la conception et de la surveillance de notre programme de protection des renseignements personnels en général. Nous avons établi des procédures pour protéger les renseignements personnels, répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements, fournir une formation continue aux employés et veiller à ce que les clients et les autres personnes qui communiquent avec nous ou qui visitent notre site Web puissent accéder à nos politiques.

 

Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits et services que vous nous demandez de fournir. Les types de renseignements que nous recueillons et l’utilisation de nous faisons de ces renseignements sont comme suit :

Nom et coordonnées

Ces renseignements nous permettent de vous identifier et de vous faire parvenir des relevés et d’autres avis importants ou requis. Ils nous permettent également de communiquer avec vous pour obtenir des directives et répondre à vos demandes.

Date de naissance

Ce renseignement nous permet de nous acquitter de notre obligation légale de vérifier votre identité et de vous protéger contre les erreurs, le vol d’identité et la fraude. Nous pouvons également utiliser ce renseignement pour déterminer votre intérêt à l’égard d’autres produits et services que nous offrons.

Numéro d’assurance sociale

Nous obtenons votre numéro d’assurance sociale (NAS) aux fins des déclarations d’impôt. Nous pouvons également utiliser votre NAS à des fins d’évaluation du crédit ou de surveillance, ainsi que pour vous distinguer d’autres personnes ou clients.

Emploi et renseignements financiers

Nous recueillons ces renseignements pour mieux comprendre votre situation financière et vos besoins en matière de placement, ainsi que pour nous aider à prodiguer des conseils de placement appropriés. Nous pouvons également utiliser ce renseignement pour déterminer votre intérêt à l’égard d’autres produits et services que nous offrons.

Renseignements sur la santé

Ces renseignements sont requis pour certains types de produits d’assurance.

Autres renseignements

Au besoin, nous pouvons recueillir d’autres renseignements sur vous relativement aux produits et services demandés, comme des renseignements sur la citoyenneté ou la résidence, l’état matrimonial et des renseignements sur le conjoint, que nous utilisons pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour établir et gérer les comptes que vous détenez auprès de nous, déterminer votre admissibilité, vous informer et vous fournir des produits et services, ainsi qu’assurer notre compréhension de vos besoins et y répondre. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels comme il se doit aux fins suivantes :

Mener des audits ou y répondre

En ce qui a trait à nos exigences d’audit ou à celles de votre organisation de référence, afin de nous aider à vous protéger contre les activités illégales ou frauduleuses.

Enquêter sur les problèmes et régler les réclamations

Dans le cadre de l’enquête sur les problèmes et de leur résolution, y compris la divulgation de vos renseignements aux fournisseurs de produits d’assurance, aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux avocats ou à d’autres tiers concernés.

Respecter les obligations légales et réglementaires

Pour nous conformer aux lois applicables, y compris, sans s’y limiter, les règles des organismes de réglementation des valeurs mobilières, la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, les lois fiscales ainsi que les exigences des fiduciaires, et pour coopérer avec les autorités compétentes.

Comprendre les besoins des clients et les exigences d’affaires

Pour nous aider à mieux comprendre les habitudes et les préférences des clients, faire le suivi de leurs besoins et de leurs demandes, examiner et améliorer nos produits et services et prévoir les exigences d’affaires futures.

Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels et pour aucune autre raison, sauf si vous y consentez ou si la loi l’exige. Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels à des tiers.

Communication de vos renseignements personnels

Dans le cadre de notre offre de produits et de services et de l’exploitation de votre compte, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres parties.

Au sein d’Aviso et parmi nos employés

Aviso a des activités centralisées pour certaines fonctions administratives, opérationnelles, de marketing et autres. Par conséquent, nous pouvons, de temps à autre, communiquer des renseignements aux sociétés qui font partie d’Aviso. Dans l’exercice de leurs fonctions, nos employés ou représentants autorisés peuvent avoir accès à des renseignements personnels. Ils ne peuvent accéder qu’aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les employés sont tenus de respecter notre Code de conduite professionnelle et d’éthique, en vertu duquel ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements sur les clients et à agir conformément aux lois applicables et aux politiques et procédures d’Aviso.

Votre organisation de référence et d’autres organisations financières

Aviso travaille en étroite collaboration avec votre organisation de référence et d’autres organisations financières, qui sont des entités juridiques distinctes, afin de vous offrir une gamme de produits et de services. En nous permettant de partager vos renseignements personnels avec ces entités, vous nous aidez à respecter notre engagement de vous offrir le meilleur service possible et à vous faire profiter de notre gamme complète de produits et de services. Avec votre consentement, ces entités peuvent utiliser vos renseignements personnels pour vous recommander d’autres produits et services qu’elles offrent ou qui sont offerts par Aviso et pour mieux comprendre et gérer leur relation avec vous.

Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services tiers dont nous avons retenu les services pour la prestation de services spécialisés, comme la préparation et l’envoi de relevés, d’attestations et d’avis, le stockage sécurisé des données et le traitement d’opérations pour le compte de clients, ainsi que d’autres services liés à votre compte. Dans ces cas, nous ne divulguons que les renseignements précis requis aux fins de la prestation de ces services. Nos fournisseurs de services doivent s’engager à utiliser les renseignements sur les clients uniquement aux fins de la prestation des services qu’ils sont chargés de fournir et doivent accepter de mettre en place et de maintenir des mesures de protection et de sécurité appropriées. Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et peuvent stocker et traiter vos renseignements à l’extérieur du Canada ou accéder à vos renseignements à partir d’un lieu situé à l’extérieur du Canada.

Organismes de réglementation des valeurs mobilières, organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi

Nous sommes tenus de communiquer vos renseignements aux autorités en valeurs mobilières qui surveillent nos activités (comme l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels et d’autres organismes de réglementation). Ces organismes doivent avoir accès aux renseignements personnels des clients, des employés, des mandataires, des administrateurs, des dirigeants, des partenaires et d’autres personnes à des fins réglementaires, y compris la surveillance des activités de négociation, des ventes, de la conformité financière, de l’examen et de l’audit du pupitre de négociation, des enquêtes sur les infractions réglementaires et légales potentielles, des bases de données réglementaires, des procédures d’application ou disciplinaires, de la communication de renseignements aux autorités compétentes, des marchés réglementés, ainsi que des organismes d’application de la loi dans tout territoire.

Nous pourrions également être contraints de divulguer des renseignements en réponse à une demande, une procédure ou toute autre ordonnance juridiquement valide. Dans ces cas, nous prenons des mesures pour nous assurer que la demande est valide et nous ne divulguons que les renseignements nécessaires pour répondre à la demande ou à l’ordonnance. Un tribunal peut nous ordonner de divulguer des renseignements personnels à un tiers ou au tribunal, ou de préserver des renseignements personnels en attendant l’issue d’une audience judiciaire. Dans de telles circonstances, nous vérifierons la légitimité de l’ordonnance du tribunal et prendrons des mesures raisonnables pour limiter la quantité de renseignements personnels divulgués aux renseignements nécessaires pour satisfaire à l’ordonnance du tribunal. Nous pouvons également être tenus par la loi de divulguer des renseignements en lien avec le recouvrement ou le remboursement d’une dette, pour contribuer à la prévention d’une fraude ou d’une autre activité criminelle, lorsque nous obtenons un avis juridique d’un avocat ou dans une situation d’urgence qui touche la santé ou la sécurité d’une personne.

Dans les cas décrits ci-dessus, nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Dans certaines circonstances, il pourrait nous être interdit par la loi de vous informer que vos renseignements personnels ont été communiqués de cette façon.

Autres tiers

Si vous demandez un produit ou un service qui nécessite que nous vous accordions du crédit, nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet au moyen d’une vérification de votre solvabilité ou de références que vous nous avez fournies. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement. Si vous ne donnez pas votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous accorder du crédit.

Au fil de notre croissance, nous pouvons accroître, vendre ou réorganiser nos activités. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle opération commerciale si la loi le permet. La partie destinataire est tenue de recueillir, d’utiliser et de divulguer de tels renseignements uniquement aux fins pour lesquelles vous nous avez initialement accordé votre consentement. Cette partie sera également assujettie aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Nous avons mis en place un programme de protection des renseignements personnels pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé et l’utilisation abusive. Nous avons recours à diverses mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, notamment les suivantes :

• des mesures physiques, comme l’utilisation de classeurs coupe-feu verrouillés, l’accès restreint aux bureaux et le déchiquetage des documents;
• des mesures organisationnelles, comme l’accès restreint aux fichiers et aux centres de données;
• des mesures technologiques, comme la sécurité du réseau, l’authentification forte et le chiffrement des données et la protection des mots de passe;
• une formation continue des employés sur la protection des renseignements personnels et la sécurité des données.

Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de s’assurer que notre Politique de protection des renseignements personnels est bien administrée et que nos mesures de sécurité sont à jour et efficaces.